INTERGRITETPOLICY

Syfte och bakgrund

Vi värnar om våra kunders integritet och våra kunders förtroende för oss. Detta förtroende bygger bland annat på hur vi hanterar våra kunders personuppgifter. Syftet är att öka öppenheten i vår behandling av personuppgifter samt att öka skyddet för den personliga integriteten.

Dina personuppgifter behandlas alltid i enlighet med tillämplig integritetslagstiftning, så som dataskyddsförordningen, dataskyddslagen och övrig kompletterande lagstiftning. Du kan alltid kontakta oss på info@arcadiafoodgroup.com om du har några frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig: Arcadia Food Group AB
Organisationsnummer: 556994-1643

Kontakt via e-post: info@arcadiafoodgroup.com
Kontakt via telefon: 031 – 108819

Personuppgiftsansvarigs roll är att bestämma syftet och metoder när personuppgifter samlas in och behandlas samt är ansvarig för att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress, bild, IP-nummer, mm.

När du deltar i någon av våra tävlingar

1.Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du deltar i någon av våra tävlingar ombeds du att fylla i ditt namn, e-postadress och telefonnummer. Detta är personuppgifter. Ofta finns även ett fritextfält där du – beroende på vad du skriver – även där kan lämna ifrån dig personuppgifter. I vissa tävlingar behöver du även skicka in en bild, som i visa fall kan utgöra personuppgifter.

I det fall du vinner kan vi i vissa fall även be dig att lämna ditt personnummer till oss. Vi kontaktar dig när det är aktuellt.

2. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna bedöma ditt tävlingsbidrag och utse en vinnare. Om du vinner tävlingen behandlar vi även dina personuppgifter i syfte att kunna kommunicera med dig som vinnare samt skicka tävlingsvinsten till dig.

Om du vinner behöver vi ditt personnummer för att kunna registrera vinsten på dig.

Om du i samband med tävlingen även anmäler dig till Arcadia, Ella´s och Olive tree nyhetsbrev behandlas dina personuppgifter i enlighet med avsnitt 1 ovan.

3. Rättslig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna bedöma ditt tävlingsbidrag. För att vara med och tävla måste du uppfylla de uppställda tävlingsvillkoren. När du skickar in ditt bidrag har vi ingått ett avtal där vi har åtagit oss att bedöma ditt bidrag samt utse en vinnare utifrån samtliga tävlingsbidrag. För att göra detta måste vi behandla dina personuppgifter.

Vid eventuell vinst behandlar vi ditt personnummer för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har att förhålla sig till vad gäller t.ex. vinstskatt.

I det fall du anmäler dig till vårt nyhetsbrev i samband med att du skickar in ditt tävlingsbidrag behandlar vi dina uppgifter enbart med stöd av samtycke. Läs mer om detta vid punkt 1 ovan.

4. Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

När tävlingen är avslutad och en vinnare är utsedd behandlas dina personuppgifter därefter i upp till en månad. Därefter upphör vi med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål. Sådana personuppgifter som förekommer i vårt räkenskapsmaterial kan dock komma att fortsätta behandlas i upp till sju år efter räkenskapsårets utgång i enlighet med bokföringsrättsliga förpliktelser.

I det fall du har anmält dig till Arcadia, Ella´s och Olive tree nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter tills du själv avanmäler dig från nyhetsbrevet (dvs. tar tillbaka ditt samtycke) i enlighet med punkt 1 ovan. Det är dock bara de personuppgifter som vi behöver för att skicka ut nyhetsbreven som vi fortsatt kommer att behandla.

5. Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Vi delar dina personuppgifter med den IT-tjänst vi använder oss av för att kunna ta emot och administrera tävlingsbidrag. Vidare delas dina personuppgifter med den jury som ska bedöma ditt bidrag.

Vi delar inte dina personuppgifter med någon annan tredje part, med mindre vi är skyldiga att göra så enligt lag. Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring, och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.

Lagringstider registrerad medlem och konsumentkontakt

Medlem av nyhetsbrev: Vi behandlar dina personuppgifter under den tid du är medlem på vår nyhetsbrev. Du kan själv när som helst avsluta ditt medlemsskap genom att avregistrera dig eller kontakta avregistrera@arcadiafoodgroup.com

När du avslutar ditt medlemsskap upphör vår behandling av dina personuppgifter.

Konsumentkontakt: Dina personuppgifter sparas upp till 3 månader efter din senaste kundkontakt med oss. Därefter bedömer vi att vi inte längre har något intresse av att behandla dina uppgifter för det ifrågavarande ändamålet.

Konsumentärenden

 Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du kontaktar oss via e-post, telefon, brev eller genom vår hemsida (kundforum) tillhandahåller du personuppgifter så som namn, e-postadress, telefonnummer och adress. Vidare kan det du framför i samband med ditt ärende innehålla personuppgifter, t.ex. eventuella allergier, eller uppgifter om hälsa i samband med ett eventuellt skadeärende. Du kan alltid kontakta oss som konsument. konsument@arcadiafoodgroup.com

I det fall din fråga rör allergier och du i ditt meddelande även självmant anger att du frågar för att du är allergisk så innebär det att du tillhandahåller oss känsliga personuppgifter.

För kunder

* Vilka personuppgifter behandlar vi?

Som kund till oss behandlar vi personuppgifter om de som står som kontaktperson för organisationen. Det innebär att kontaktpersonens personuppgifter i form av namn, e-postadress, telefonnummer och var denne jobbar någonstans behandlas av oss. När vi nedan hänvisar till ”dina personuppgifter” åsyftar vi alltså dig i egenskap av kontaktperson för den organisation vi arbetar med på olika sätt.

* Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna kommunicera med de företag och leverantörer vi har olika avtal med för att kunna uppfylla de förpliktelser vi enligt avtalet har åtagit oss. Detta innebär att vi behöver behandla dina personuppgifter för att t.ex. sända dig de varor du har beställt, ta emot och bokföra betalningar.

Vidare behandlar vi dina kontaktuppgifter för att skicka marknadsföring, inbjudningar till events, nyheter, kampanjer m.m. till dig i egenskap av kontaktperson för företaget/organisationen vi arbetar med.

* Rättslig grund

Den personuppgiftsbehandling som sker för att uppfylla de skyldigheter och förpliktelser vi enligt avtal har med dig som kund eller leverantör sker med stöd av avtal som rättslig grund. Denna grund stödjer sådan behandling som sker inför, under och efter avtalets löpperiod.

Den personuppgiftsbehandling som sker för att skicka marknadsföring, inbjudningar, kampanjer, nyheter m.m. till dig sker med stöd av en intresseavvägning. Vi har bedömt att vi har ett berättigat intresse av att skicka denna information till dig i egenskap av kontaktperson för den kund/leverantör som vi har ett aktuellt kundförhållande med. Detta då vi tror att det är av intresse för dig och det företag du representerar. Vi bedömer att vårt berättigade intresse i sammanhanget väger tyngre än ditt intresse av skydd för personuppgifter eftersom vi har ett existerande kundförhållande med det företag du representerar.

* Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter så länge företaget/organisationen du är kontaktperson för har ett aktivt avtalsförhållande med oss. Vi går igenom våra uppgifter en gång varje år för att säkerställa att endast aktuella personuppgifter behandlas.

I det fall du av någon anledning upphör att vara kontaktperson för vår avtalspart upphör vi med behandlingen av dina personuppgifter så snart vi får kännedom därom.

I det fall dina personuppgifter (t.ex. namn) förekommer i vårt räkenskapsmaterial kommer dina personuppgifter – trots att vi inte har något avtal med det företag du är kontaktperson för eller att du inte längre är kontaktperson för avtalsparten – fortsatt behandlas av oss. Detta då vi enligt bokföringsrättsliga förpliktelser måste spara räkenskapsmaterial i upp till sju år efter räkenskapsårets utgång.

Den personuppgiftsbehandling som stöds på en intresseavvägning fortgår i upp till tre år efter vår senaste kundkontakt med dig. Därefter upphör behandlingen.

* Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Dina personuppgifter kommer att delas med de IT-lösningar vi använder för att bevara kund avtal, hantera beställningar, hantera betalningar och bokföring samt det utskicksverktyg vi använder för att kommunicera marknadsföring, nyheter, kampanjer, events med mera.

Dina personuppgifter kan även komma att delas inom den koncern vi ingår i.

Vi delar inte dina personuppgifter med någon annan tredje part, med mindre vi är skyldiga att göra så enligt lag. Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring, och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.